Event Scheduling / Room Rentals
We have 6 public meeting spaces that rent for the following rates:
Follow this link for information about using free Private Study Rooms
Large Meeting Rooms (seating for 50-90)
9:00am – 9:00pm, Monday – Friday … $35 per hour, three hour minimum rental
9:00am – 6:00pm, Saturday … $35 per hour, three hour minimum rental
Small Meeting Rooms (seating for 10-35)
9:00am – 9:00pm, Monday – Friday … $25 per hour, three hour minimum rental
9:00am – 6:00pm, Saturday … $25 per hour, three hour minimum rental
Ballroom (54 x 80)
9 hour block of time between 9am – 6pm, Mon. – Thurs……..…..$600 with $200 deposit
14 hour block of time between 9am – 11pm, Mon. – Thurs………$1,000 with $300 deposit
14 hour block of time between 9am – 11pm, Fri. – Sat. ……..…..$1,500 with $300 deposit
15 hour block of time between 9am – 12am, Mon – Sat……...…..$1,700 with $500 deposit
Reserve Now
General Information for Booking Rooms
- You only have access to the room during the time you have scheduled.
- You must be out of the room by the scheduled time in order to avoid losing your booking privileges.
- We accept Visa, MasterCard, and American Express.
- We offer free audiovisual equipment on a first come, first served basis.
- We set up and take down all the tables and chairs for events.
- Room use before 9:00 am is available for an additional charge.
We offer free meeting rooms on a monthly basis for non-profit organizations if the event is free and open to the public and presents information useful to the general public. We also require that “free room” users post an ad in the Community Events Section of the Daily Herald, which means the room schedule has to be made far enough in advance for the notice to have appeared in the paper.
Office Hours
Monday - Friday 10:00 am - 7:00 pmSaturday 10:00 am - 6:00 pm
We generally close the office during the lunch hour
(12:00 - 2:00 pm)Feel free to call and make an appointment or drop by anytime.Scheduling Office, #213 in the Academy Wing
Office Phone Number: 801-852-7691 Dave Lemings - Event Scheduling Coordinator
Westin Cross - Assistant Event Scheduling Coordinator
Planning an Event at Academy Square
Photos of rooms
Meeting Room Use Policy
Renta de Salones
Información:
Tenemos 6 Salones de Reuniones para rentar y estos son los precios:
Salónes Grandes (capacidad de asientos 50-90 personas)
9am – 9pm, Lunes – Sábado ….....…,....….…$35 la hora, minimo de 3 horas
9am -- 6pm Sábado ……….…..................…...$35 la hora, minimo de 3 horas
Salones Medianos (capacidad de asientos 10-35 personas)
9am – 9pm, Lunes – Sábado………................$25 la hora, minimo de 3 horas
9am -- 6pm Sábado ……….….....................…$35 la hora, minimo de 3 horas
Salón de Baile (54 x 80)
Bloque de 9 hrs entre 9am – 6pm, Lunes – Jueves…..……$600 con un depósito de $200
Bloque de 14 hrs entre 9am – 11pm, Lunes – Jueves…....$1000 con un depósito de $300
Bloque de 14 hrs entre 9am – 11pm, Viernes – Sábado.…$1500 con un depósito de $300
Bloque de 15 hrs entre 9am-12pm, Lunes – Sábado……..$1700 con un depósito de $500
Tambien ofrecemos el uso de cuartos privados para estudiar gratis para todas personas que tienen una tarjeta de la Biblioteca de Provo.
Información General Acerca de la Renta de Salones
- Depósito de seguridad/limpieza es requerido por el uso de cualquiera de los salones
- Podemos apartar el salón 24 horas sin pagar depósito, pero después de ese tiempo, el salón estará disponible para rentar nuevamente
- Solamente podrá tener acceso al salón durante el tiempo que Usted lo tiene programado
- Tiene que estar saliendo del Salón a la hora exacta para evitar severas multas
- Aceptamos Visa, MasterCard y American Express
- Ofrecemos uso gratuito del equipo Audio/Visual a base de quién lo pide primero
- Nosotros ponemos y quitamos las sillas y mesas que se usen en el evento
- Se puede usar el Salon antes de las 9:00 am por un cargo adicional
Tenemos salones de renta gratuíta pero solamente para organizaciones no-gubernamentales que esten localizadas en Provo, cuya presentación sea informativa.
Requerimos que los que usen los salones “en estado gratuito” publíquen su actividad en el periódico The Daily Herald, en la columna de eventos de la comunidad; ésto quiere decir que tienen que apartar el salón lo suficiéntemente adelantado para que la noticia aparezca en el periódico.
Horas de Oficina
Lunes – Viernes 9:00 am – 9:00 pm
Sábado 9:00 am – 6:00 pm
Generalmente cerramos la oficina durante la hora de almuerzo (12:00 – 2:00pm)
Llámenos para hacer una cita ó venga a la oficina a cualquier momento, cuarto #213
Número de teléfono de oficina: 801-852-7691
Dave Lemings – Coordinadora de Eventos
Westin Cross – Asistente a la Coordinadora